關圓圓

在信息時代，大數據能夠解決很多問題，能從信息當中獲取到更多有價值的內容，能幫助我們進行相關工作，還能利用計算機技術進行數據分析，既解放了人力，也提高了工作效率，有利于各種工作的開展，而檔案管理工作本身涉及大量的信息，同時也涉及大量的數據，身處大數據時代，利用相關數據分析技術，能讓檔案管理工作變得更加科學，效率更高。

大數據時代為檔案管理工作帶來新機遇和挑戰

(相關資料圖)

大數據時代的到來，給企事業單位檔案管理工作帶來了一定的機遇。我國的檔案管理工作相關研究起步較晚，當前龐大的數據量給檔案管理工作帶來更大難度，傳統檔案管理需要依靠紙張進行辦公，數據量增加后，紙質檔案在整理、保存和查詢方面都有很大弊端，工作人員工作量劇增，工作效率下降，傳統檔案管理模式受到沖擊。所以，采取現代化檔案管理模式已經迫在眉睫。

隨著大數據時代的到來，通過使用電子化手段，檔案管理工作向無紙化辦公方向發展，結合各種檔案管理軟件和計算機技術，可以讓現代檔案管理工作更加智能化、自動化，為檔案管理發展打下良好基礎。當代檔案管理人員，更應順應科技發展要求，通過學習現代化檔案管理知識提高自身專業技能。

同時，也要看到大數據時代檔案管理工作所面臨的挑戰。一方面，檔案管理工作主要是為企事業單位的發展提供和保存相應的檔案、資料，并針對各類原始資料進行收集、整理、篩選、保管、檢索和利用。隨著大數據時代來臨，傳統檔案管理工作無法適應原始數據處理和現有數據管理的工作，檔案存儲能力和檢索能力受到的挑戰尤為嚴峻。為更好地順應時代發展，目前，已有大量企事業單位開始應用計算機及各類軟件進行檔案管理，并取得了良好效果。

另一方面，在應用現代化方式進行檔案保存和處理的同時，也給檔案管理工作帶來了信息安全方面的挑戰。數據資源安全性是檔案管理工作當中的一項重要內容，但在應用現代技術的同時，檔案資料在利用和傳輸過程中可能受到攻擊，造成信息丟失、泄漏或者篡改的后果。檔案管理人員需充分重視工作當中潛在的安全風險問題，根據實際工作內容和工作需要，采取有效的防御措施，有效控制檔案管理當中存在的風險，確保現代化檔案管理工作的順利開展。此外，現代化檔案管理離不開專業的人才進行實際操作，但當前我國檔案管理數據分析類人才相對較少，制約了檔案管理工作的發展。

檔案管理工作在信息采集、處理和利用方面均需提升

在檔案管理工作當中，數據資源體系變化主要是信息資料來源的變化、內容變化及采集方式變化。在大數據時代背景下，檔案數據信息多數來源于網絡，內容方面除了數據量大幅提升外，種類也趨向多元化，同時，檔案資料數據的價值密度明顯降低，而通過利用現代化手段能夠加快信息處理速度。在數據采集方面，檔案管理工作人員更加重視對企事業單位內部的相關信息進行收集，使用強制手段，對互聯網當中具有價值的信息進行捕捉。

大數據時代給檔案管理工作帶來最大的變化就是數據量變大，同時，檔案信息量也隨之增加，為了更好地提升檔案處理質量和處理效率，各種各樣的軟件平臺應運而生。這就要求相關工作人員能夠通過利用現代化手段進行檔案管理工作，并且能夠改變傳統工作思想，接受信息時代的變化，通過實踐產生新型檔案管理理論和模式。著名學者維克托曾經提到，隨機分析法無法適應大數據時代，同時也不能用于所有數據的分析。這意味著，大數據時代，數據不再是過去的抽樣數據模式，已經轉變成全數據模式。大數據時代應看到全數據的優勢，對所有數據加以利用。

檔案中所有資料都記載著真實的企事業單位發展史，具有重要價值，保護好檔案也就是保護國家和公民的利益，同時也能滿足社會對相關資料的需求。隨著大數據時代的到來，檔案管理工作會更傾向于服務性，工作人員通過提升服務水平進一步提升檔案數據的自身價值。檔案管理人員應做到面向社會，為企事業單位和客戶提供個性化服務和人性化服務。檔案服務對象和服務內容方面也發生了一定變化，由于過去檔案的服務項目基本使用固定模式，信息資源通常都在保管的檔案之中進行查詢，但在大數據背景下，信息資源擴大，為了更好地滿足工作需求，檔案管理工作在信息采集、處理和利用方面均需要得到提升。

應用大數據技術提升檔案管理工作效率

在大數據技術支持下，能夠實現檔案云存儲。這種新型的檔案存儲方式，能夠更好地保障數據的完整性，同時在使用方面也更為便捷，為電子檔案的管理工作創造了良好環境。在使用云存儲這項功能之前，首先應做好信息的基礎化建設工作，其中包括信息上傳和接收終端、數據處理軟件，從而全面地提升檔案處理能力，為使用者提供更加快捷、有效的服務。

大數據和數字化存在緊密聯系，檔案管理工作人員在應用大數據技術時，需要加強對檔案的數字化建設，通過建立數字化檔案館，提升檔案管理工作效率。數字檔案館的建設需要結合計算機技術，對檔案進行分類處理。所以，建立數字檔案館首先應做好檔案分類工作，同時對檔案進行必要的完善，結合用戶需求對檔案進行處理，實現檔案電子化模式。數字檔案可以有效提升數據信息的利用效率，同時還能更好地保障數據信息的完整性和安全性。

在大數據時代，檔案管理工作不僅應在工作效率和工作質量方面進行提升，同時也應注意如何加大檔案信息的保護力度。信息化檔案與紙質檔案不同，現代化存儲和傳輸模式對信息安全提出了更高的要求。系統漏洞、黑客、木馬病毒都是威脅現代化檔案信息安全的主要因素，一旦檔案遭到以上攻擊，將會產生信息泄漏、篡改等嚴重問題。所以，現代化檔案管理模式需要使用專業安全防護軟件，對檔案信息進行保護。通過使用防火墻、殺毒軟件、VPN等計算機軟件，提升檔案信息的安全性。檔案管理工作人員也應學習和掌握現代化檔案管理技術，學習軟件使用知識，做到防患于未然。

隨著大數據時代的到來，檔案管理工作模式發生了很多改變，趨向于大服務化、大檔案化、大平臺化。檔案管理模式方面也發生了巨大變化，企事業單位檔案管理人員需要直面當前檔案管理工作當中存在的問題，提高自身技術水平，完善檔案管理能力。同時，在工作過程中，更應重視對檔案信息的保護，對檔案管理流程進行優化，運用現代化技術手段，促進檔案管理工作的發展。

（作者單位：河北省推進京津冀協同發展服務中心）

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